Responsable de la tenue de livres et adjoint(e) administratif(ve)

Principales responsabilités

Tenue de livres et administration financière

• Tenir à jour, avec exactitude, les registres financiers quotidiens et les livres comptables.
• Traiter les comptes fournisseurs et les comptes clients.
• Préparer et émettre les factures, puis assurer le suivi des paiements en souffrance.
• Effectuer le rapprochement des comptes bancaires, des cartes de crédit et des autres documents financiers.
• Traiter les demandes de remboursement de dépenses et conserver les pièces justificatives.
• Participer à l’administration de la paie et à la tenue des dossiers connexes.
• Préparer des rapports financiers et fournir l’information requise à la direction.
• Participer à la préparation des budgets et au suivi financier des projets et des subventions.
• Maintenir des dossiers financiers et des documents bien organisés en vue des audits et de la production des rapports de fin d’exercice.
• Communiquer, au besoin, avec les comptables externes, les auditeurs, les fournisseurs et les autres prestataires de services financiers.

Administration du bureau et de l’organisation

• Fournir un soutien administratif général à l’ensemble de l’organisation.
• Maintenir des systèmes de classement électronique et papier bien organisés.
• Participer à la préparation et à la gestion des contrats, de la correspondance, des formulaires et d’autres documents organisationnels.
• Soutenir l’organisation administrative des congrès, des webinaires, des réunions et d’autres événements.
• Coordonner l’approvisionnement en fournitures de bureau, les relations avec les prestataires de services et les autres besoins opérationnels.
• Contribuer à la gestion des systèmes internes, des calendriers et des processus administratifs.
• Répondre aux demandes générales et les acheminer au membre du personnel concerné.

Soutien à la direction

Le poste comprend également un soutien direct occasionnel au président, notamment pour :

• Gérer les calendriers, les rendez-vous et l’organisation des réunions.
• Coordonner les déplacements et l’hébergement, au besoin.
• Préparer des documents, de la correspondance et des notes d’information.
• Aider à planifier les activités et à assurer le suivi des tâches administratives.
• Contribuer à la gestion de questions administratives personnelles et professionnelles, au besoin.
• Accomplir toute autre tâche visant à soutenir le bon fonctionnement de la direction.

Qualifications et compétences

La personne idéale possède :

• De l’expérience en tenue de livres, en administration financière ou en soutien comptable.
• De l’expérience dans l’utilisation de logiciels de tenue de livres ou de comptabilité.
• Un grand souci du détail et d’excellentes compétences organisationnelles.
• La capacité de gérer plusieurs priorités et de travailler de façon autonome.
• Un haut degré de discrétion et de professionnalisme dans le traitement de renseignements confidentiels.
• D’excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Une bonne maîtrise de Microsoft Office et de Google Workspace.
• Une expérience de travail dans un organisme sans but lucratif, un milieu de recherche ou universitaire, ou une entreprise de services professionnels, ce qui constitue un atout.
• Une excellente maîtrise de l’anglais et du français, fortement souhaitée.

Profil recherché

Nous recherchons une personne qui aime travailler au sein d’une petite organisation dynamique, où les responsabilités sont variées et où aucune journée ne ressemble exactement à la précédente. La personne retenue devra être à l’aise de passer d’un travail financier détaillé à des tâches administratives courantes, tout en offrant occasionnellement un soutien à la
direction.

Ce poste conviendrait particulièrement à une personne fiable, proactive, très organisée et capable de prendre en charge les processus administratifs.

Ce que nous offrons

L’AEC offre la possibilité de travailler au sein d’une équipe accueillante et collaborative qui participe, à l’échelle nationale, à des activités liées à la recherche, aux politiques publiques, à l’éducation et à l’organisation d’événements. Le poste comporte un large éventail de responsabilités et permet de jouer un rôle important dans le soutien des activités d’une organisation en pleine croissance.

Salaire : De 52 000 $ à 62 000 $, selon l’expérience.